Fin de contrat : quels sont les documents obligatoires ?

Votre contrat de travail prend bientôt fin, vous vous demandez quelles sont les dernières démarches administratives à effectuer ? Savez-vous que votre employeur est dans l’obligation de vous remettre certains documents obligatoires de fin de contrat ? De quels recours disposez-vous s’il manque à cette obligation ? Ne vous inquiétez pas, on vous explique tout !

Quels sont les documents de fin de contrat ?

🛎️ À l’occasion de la fin du contrat de travail, quel que soit le motif de la rupture, votre employeur doit vous remettre des documents de fin de contrat. Ils sont au nombre de trois :

• le reçu pour solde de tout compte
• le certificat de travail
• l’attestation Pôle emploi.

Qu’est-ce qu’un certificat de travail ?

📝👩‍💻 Le certificat de travail sert de preuve de l’existence et de la durée d’une relation contractuelle de travail. Il doit comporter certaines mentions obligatoires :

• votre identité
• l’identité de votre employeur (nom, adresse, siège social, raison sociale)
• votre date d’entrée en fonction et de sortie
• la nature de votre emploi
• la durée de travail.

🏥 Bon à savoir : lorsque vous bénéficiez de la mutuelle de l’entreprise à la fin de votre contrat, le certificat doit indiquer également le maintien de la mutuelle tout au long de la période de votre chômage.

Qu’est-ce qu’un reçu pour solde de tout compte ?

💰Le reçu de solde de tout compte fait l’inventaire précis des sommes qui vous sont dues à la fin du contrat de travail. Il peut s’agir de :

• l’indemnité de la fin de contrat (pour CDD), ou l’indemnité de rupture (pour CDI)
• votre dernier salaire
• l'indemnité compensatrice de préavis ou de congés payés
• les primes
• votre épargne salariale le cas échéant.

🖨️ Ce document doit être établi en double exemplaire, dont l’un vous est remis. Vous devez ensuite signer ce document. Votre signature est primordiale pour le calcul de la prescription légale.

😾 Toutefois, si vous estimez que les sommes mentionnées ne sont pas justes, vous pouvez les contester (autrement dit, dénoncer les sommes). Dans ce cas-là, vous pouvez refuser de signer votre solde de tout compte.

À noter : il est parfaitement possible de contester les sommes figurant sur le reçu même après l'avoir signé. Toutefois, vous devez veiller au respect d'un certain délai :

• si vous avez déjà signé le reçu, vous disposez d’un délai de 6 mois à compter de la date de la signature de ce reçu pour contester les sommes mentionnées
• si vous n’avez pas encore signé le reçu ou que vous voulez réclamer des sommes non-mentionnées sur le reçu, vous disposez de 3 ans à partir de la date de la remise du solde de tout compte pour contester son montant.

Qu’est-ce qu’une attestation Pôle emploi ?

📎 Ce document est obligatoire pour tout salarié d’un CDD ou d’un contrat à durée indéterminée (CDI). Elle vous permet de faire valoir vos droits aux allocations chômage, si vous êtes éligible. Vérifiez si elle comporte bien les mentions suivantes :

• votre identité
• votre qualification professionnelle
• le motif de la rupture du contrat (licenciement, démission, rupture conventionnelle, etc.)
• la durée de l’emploi
• les rémunérations perçues pendant les 12 derniers mois (y compris les primes, les salaires, les indemnités ainsi que le montant mentionné sur le solde de tout compte).

Quand l'employeur doit-il remettre les documents de fin de contrat ?

📅 En règle générale, votre employeur doit vous remettre le certificat de travail et le reçu pour par lettre recommandée ou en main propre à la date effective de la fin de votre fonction (ex : à la fin de votre préavis ou au dernier jour de votre contrat lorsque vous êtes dispensé de préavis).

Bon à savoir : si votre entreprise fait l’objet d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire, c’est au liquidateur de l’entreprise de vous remettre les certificats.

✉️ En cas de remise tardive ou d’erreurs, vous pouvez contacter votre employeur par lettre recommandée avec accusé de réception. Sans réponse favorable de sa part, vous pouvez faire valoir vos droits en saisissant directement le Conseil de prud’hommes.

⚖️ En l’absence de remise du certificat de travail, votre employeur encourt une amende pénale de 750 € (personne physique) ou de 3 750 € (personne morale).  En cas de manquement de remise du solde de tout-compte, vous pouvez vous tourner vers le Conseil de prud’hommes et réclamer des dommages-intérêts correspondant au préjudice subi en raison du retard.

L'attestation Pôle emploi doit être transmise par votre employeur de manière dématérialisée à Pôle emploi (pour les entreprises d’au moins 11 salariés). Cependant, si votre entreprise a moins de 11 salariés, alors votre employeur est libre de la transmettre par courrier.

⚖️ Lorsque votre employeur ne transmet pas votre attestation Pôle emploi, il peut se voir infliger une amende de 1 500 € s'il est une personne physique, 7 500 € s'il est une personne morale. Vous pouvez aussi demander des dommages-intérêts lorsque vous vous estimez lésé par la non-remise du document.