La convocation à l'entretien préalable de licenciement doit être soit envoyée par courrier recommandé, soit être remise en main propre contre décharge.

Convocation à l’entretien préalable de licenciement

Temps de lecture : 5 min
Par Valine Trinh — Mise à jour le 03/11/2020

L’ESSENTIEL

  • La convocation à l’entretien préalable de licenciement doit respecter des règles de formalisme et de procédure stricte.
  • Elle doit être envoyée par courrier avec accusé de réception ou être remise en main propre au salarié contre une décharge. Elle peut également être remise par tout autre moyen (ex., par voie d’huissier), permettant d’établir la date de réception du courrier par le salarié.
  • Dans ce courrier il faudra indiquer l’objet de la convocation, la date et le lieu de l’entretien ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister au cours de l’entretien, soit par un membre du personnel de l’entreprise, soit par un conseiller du salarié.
  • En cas de modification de la date ou du lieu de l’entretien préalable, il faudra établir un nouveau courrier.
  • Le non-respect de ce formalisme peut conduire à une annulation du licenciement et une réintégration du salarié au sein de l’entreprise.

En droit français, le licenciement d’un salarié est strictement encadré et est soumis à une procédure spécifique.

Elle commence par une convocation du salarié à un entretien de licenciement qui permettra de déterminer les motifs justifiant le licenciement.

Vous souhaitez convoquer votre salarié à un entretien de licenciement et vous demandez comment procéder ? Vous voulez savoir s’il y a un formalisme particulier (ex., mentions obligatoires) à respecter ? On vous explique les grandes lignes.

La lettre de convocation à un entretien préalable au licenciement

Pour convoquer votre salarié à un entretien préalable de licenciement, vous devez soit :

  • lui envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception
    Bon à savoir 📬 : si votre salarié n’est pas allé récupérer le courrier recommandé, la procédure de licenciement court toujours, à partir du moment où vous avez reçu l’accusé de réception du courrier.
  • lui remettre une lettre de convocation en main propre, contre une décharge.

💡 Vous pouvez également lui remettre la lettre par un autre moyen (ex., par voie d’huissier). Cependant, cet autre moyen doit permettre de prouver la date de réception de la convocation par le salarié.

A noter que vous ne pouvez pas convoquer votre salarié oralement ou par email ou par SMS car ces moyens de convocation ne permettent pas d’identifier la date à laquelle votre salarié a reçu la convocation.

⚠️ Si vous ne respectez pas ces formalités, votre salarié pourrait saisir le Conseil de Prud’hommes, en vue de demander sa réintégration au sein de l’entreprise ou le versement de dommages et intérêts.

Modèle de lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

Dans votre convocation vous devez indiquer :

  • l’objet de la convocation : vous devez préciser clairement que vous souhaitez convoquer votre salarié à un entretien préalable de licenciement
  • la date de l’entretien préalable : cette date doit obligatoirement avoir lieu plus de 5 jours ouvrables (c’est-à-dire, dimanches et jours fériés non compris) après la date de la convocation
    Si votre salarié est en congés, cette durée doit être allongée proportionnellement à la durée de ses congés. De même, votre salarié peut tout à fait vous demander de modifier cette date, pour un motif légitime (ex., état de santé).
  • le lieu de l’entretien ;
  • le fait que votre salarié a la possibilité de se faire assister.
    ⚠️ Vous devez également lui indiquer qu’il peut trouver la liste des conseillers du salarié sur le site de la mairie, de l’inspecteur du travail ou de la DIRECCTE.

💡 A ce stade, vous n’avez, en principe, pas besoin de préciser les motifs de licenciement qui seront discutés pendant l’entretien préalable au licenciement. Cependant, par exception, certaines conventions collectives peuvent vous obliger à préciser ces motifs.

Veillez donc bien à vérifier les conventions collectives applicables afin de déterminer si vous ne devez pas ajouter des éléments supplémentaires dans votre lettre de convocation !

⚠️ Attention : la lettre de convocation ne doit surtout pas donner l’impression au salarié que le licenciement est déjà décidé. Effectivement, l’employeur n’aura le droit de prendre cette décision qu’une fois que l’entretien terminé.

Il est également important de noter que vous ne devez envoyer la lettre de licenciement à l’employé que deux jours après cet entretien.

Qui peut assister à un entretien préalable de licenciement ?

Lors de l’entretien préalable de licenciement, votre salarié peut se faire assister par ;

  • tout personnel de l’entreprise (ex., collègue ou représentant du personnel)
  • par un conseiller du salarié.

Bon à savoir 📝 : les conseillers du salarié sont des personnes qui exercent cette mission à titre bénévole. Les conseillers du salarié figurent sur des listes préparées dans chaque région par le directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte), puis arrêtées par le préfet de région. 

S’il souhaite se faire assister, votre salarié doit vous en informer à l’avance.

Dans un tel cas, vous avez également le droit de vous faire assister par un membre du personnel de l’entreprise de votre choix.

Attention ⚠️ : votre salarié n’est pas autorisé à se faire assister par un avocat.

Absence d’entretien préalable au licenciement

📣 L’entretien préalable est très important. Il fait entièrement partie de la procédure obligatoire de licenciement que tout employeur doit suivre à la lettre. Il ne vous engage à rien, mais il est à réaliser.

Ainsi, en cas de manquement à votre obligation de faire passer le salarié à un entretien préalable, vous risquez d’être sanctionné par le Conseil de prud’hommes. Le salarié en question pourra effectivement décider de le saisir.

⚠️ Cependant, cela ne rend pas le licenciement injustifié. Effectivement, il n’en devient pas pour dépourvu de cause réelle et sérieuse. Cependant, cette irrégularité peut causer à votre salarié des dommages, pour lesquels il aura la possibilité de demander des dommages-intérêts.

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